Siklus Pembelian

Basis mendukung dua jalur pembelian: faktur langsung untuk pembelian tunai, dan jalur berbasis order untuk penerimaan barang yang dilacak. Keduanya menghasilkan faktur dan dokumen pembayaran yang sama.

Jalur 1 — Faktur Pembelian Langsung

Gunakan ini ketika tidak ada purchase order sebelumnya — pembelian tunai, jasa yang ditagihkan di tempat, atau pembelian apa pun di mana Anda mencatat faktur vendor langsung tanpa melacak penerimaan barang secara terpisah.

Faktur Pembelian Baru → Simpan
  → AP bertambah
  → Inventori bertambah (item Barang)

Langkah-langkah:

1. Buka Transaksi → Faktur Pembelian → Baru.
2. Pilih pemasok.
3. Jika fitur Purchase Order diaktifkan, biarkan selektor order sebagai Langsung (default).
4. Tambahkan baris item — atur item, kuantitas, harga satuan, dan diskon.
5. Untuk item Barang, pilih lokasi penerimaan (wajib).
6. Tetapkan tanggal jatuh tempo jika pembayaran tidak langsung.
7. Klik Simpan.

Faktur langsung tercatat. AP bertambah sebesar total faktur, dan inventori bertambah untuk item bertipe Barang.

Jalur 2 — Pembelian Berbasis Order

Gunakan ini ketika Anda membuat purchase order sebelum menerima barang, atau ketika Anda perlu melacak penerimaan sebagian secara terpisah dari penagihan.

Purchase Order → Simpan
     ↓
Nota Penerimaan (opsional, ulangi untuk penerimaan sebagian) → Simpan
     ↓
Faktur Pembelian → Simpan

Langkah 1 — Buat Purchase Order

1. Buka Transaksi → Purchase Order → Baru.
2. Isi pemasok, tanggal, dan semua item yang dipesan dengan kuantitas dan harga.
3. Klik Simpan.

Order tersimpan. Status Penerimaan dan Status Faktur keduanya dimulai sebagai Tertunda. Tidak ada pergerakan inventori atau buku besar pada tahap ini.

Langkah 2 — Terima Barang (Nota Penerimaan)

Lewati langkah ini jika Anda mencatat faktur langsung tanpa melacak penerimaan individual.

1. Buka Purchase Order yang sudah disimpan.
2. Klik Nota Penerimaan Baru.
3. Baris sudah terisi dari order. Sesuaikan Qty Terima untuk penerimaan sebagian, atau klik Isi Semua untuk menerima semua yang tersisa.
4. Klik Simpan.

Inventori bertambah di lokasi penerimaan. Status Penerimaan PO diperbarui menjadi Diterima (atau tetap Tertunda jika diterima sebagian).

Anda dapat membuat beberapa nota penerimaan terhadap PO yang sama untuk pengiriman bertahap.

Langkah 3 — Catat Faktur Vendor

1. Buka Purchase Order yang sudah disimpan.
2. Klik Faktur Pembelian Baru.
3. Baris sudah terisi dengan kuantitas yang belum difakturkan. Sesuaikan jika diperlukan.
4. Masukkan referensi faktur pemasok, tetapkan tanggal jatuh tempo, lalu klik Simpan.

AP bertambah sebesar total faktur. Status Faktur PO diperbarui menjadi Difakturkan.

Anda dapat menagih sebelum, sesudah, atau terlepas dari penerimaan. Kuantitas yang difakturkan dilacak secara terpisah dari kuantitas yang diterima.

Retur ke Pemasok — Nota Debit

Gunakan nota debit ketika Anda mengembalikan barang ke pemasok atau ketika Anda perlu membalik atau mengurangi faktur pembelian yang sudah tercatat.

Faktur Pembelian Asli → Nota Debit Baru → sesuaikan qty retur → Simpan
  → AP berkurang
  → Inventori berkurang (item Barang yang dikembalikan)

Langkah-langkah:

1. Buka Faktur Pembelian asli.
2. Klik Buat Nota Debit dari menu Aksi.
3. Semua baris faktur sudah dimuat. Masukkan kuantitas retur untuk setiap item yang dikembalikan (biarkan 0 untuk mengecualikan baris).
4. Harga, item, dan semua kolom lainnya terkunci pada faktur asli — hanya kuantitas yang dapat diedit.
5. Klik Simpan.

Nota debit wajib mereferensikan faktur pembelian yang sudah ada. Sistem tidak mengizinkan nota debit berdiri sendiri.

Membayar Pemasok — Pembayaran

Gunakan pembayaran untuk mencatat pembayaran keluar ke pemasok dan menyelesaikan satu atau beberapa faktur yang belum lunas.

Pembayaran Baru → pilih akun bank/kas → pilih pemasok
  → tambahkan baris, masing-masing ditautkan ke faktur → Simpan
    → AP berkurang per faktur yang diselesaikan
    → Akun Bank / Kas berkurang

Langkah-langkah:

1. Buka Transaksi → Pembayaran → Baru.
2. Pilih akun bank atau kas yang mengirim uang.
3. Pilih pemasok (pihak).
4. Tambahkan satu baris per faktur yang Anda selesaikan:
   • Pilih faktur dari dropdown — saldo yang belum lunas terisi otomatis.
   • Sesuaikan jumlah ke bawah untuk pembayaran sebagian.
   • Masukkan narasi yang menjelaskan penyelesaian (wajib).
5. Untuk menyelesaikan beberapa faktur dalam satu pembayaran, tambahkan beberapa baris.
6. Klik Simpan.

Pembayaran di muka: Kosongkan kolom faktur pada baris untuk mencatat uang muka yang belum dialokasikan. Uang muka muncul sebagai kredit di akun pemasok dan dapat diterapkan saat Anda menyelesaikan faktur di masa mendatang.

Dampak pada Saldo Pemasok

Terkait

• Faktur Pembelian
• Nota Debit
• Purchase Order
• Nota Penerimaan
• Pembayaran
• Pihak Ketiga